Thư giới thiệu để làm gì
Hội đồng tuyển sinh đọc thư giới thiệu để biết những thứ bảng điểm không nói được: bạn làm việc thế nào, có bền không, có tự chủ không, xử lý khó khăn ra sao. Vì vậy thư có giá trị khi người viết đã làm việc với bạn, không chỉ dạy bạn một học phần.
Xin ai
Thứ tự ưu tiên thường là:
- Người hướng dẫn khoá luận hoặc đề tài của bạn. Họ có nhiều tư liệu cụ thể nhất.
- Giảng viên bạn đã làm trợ lý, hoặc cùng tham gia một dự án.
- Giảng viên của học phần bạn có sản phẩm nổi bật — một tiểu luận tốt, một bài thuyết trình họ nhớ.
- Cấp trên trực tiếp tại nơi làm việc, nếu bạn đã đi làm và chương trình đánh giá kinh nghiệm.
Người có chức danh cao nhưng không nhớ rõ bạn sẽ viết một thư chung chung — và hội đồng nhận ra ngay. Đừng chọn theo chức danh.
Xin thế nào
Xin sớm
Ít nhất bốn tới sáu tuần trước hạn. Người viết thư thường bận và có thể đang viết cho nhiều người cùng lúc.
Hỏi trước, đừng giả định
Câu nên hỏi: "Thầy cô có thể viết cho em một thư giới thiệu tích cực được không ạ?" Chữ "tích cực" cho người ta lối từ chối lịch sự nếu họ không đủ cơ sở để viết tốt về bạn — và một thư nửa vời còn hại hơn không có thư.
Gửi kèm đủ tư liệu
Đây là phần quyết định chất lượng thư, và cũng là phần nhiều người bỏ qua. Nên gửi:
- Lý lịch khoa học hoặc hồ sơ tóm tắt của bạn.
- Bảng điểm.
- Đề cương nghiên cứu hoặc bài luận dự tuyển.
- Thông tin về chương trình bạn nộp và vì sao bạn chọn nó.
- Một ghi chú ngắn nhắc lại bạn đã làm việc gì với họ, thời gian nào, kết quả ra sao. Điều này rất hữu ích với người đã dạy hàng trăm sinh viên.
- Hạn nộp và cách nộp — nộp trực tuyến qua đường dẫn, hay gửi bản giấy.
Nhắc khéo
Gửi một thư nhắc lịch sự khoảng một tuần trước hạn. Đây là việc bình thường, không phải làm phiền.
Cảm ơn và báo kết quả
Sau khi có kết quả, báo lại cho người viết thư dù đỗ hay không. Đây là phép lịch sự tối thiểu và cũng giữ quan hệ cho những lần sau.
Những điều không nên
- Tự viết thư rồi nhờ ký. Một số nơi có thông lệ nhờ ứng viên soạn nháp, nhưng nếu người viết không tự viết thì thư thường thiếu chi tiết thật và dễ nhận ra. Nếu được đề nghị soạn nháp, hãy viết trung thực và để họ sửa tự do.
- Nhờ người không thực sự biết bạn.
- Xin sát hạn.
- Không nói rõ hạn và cách nộp, khiến thư gửi muộn hoặc gửi sai chỗ.
Nếu không tìm được ai
Tình huống này thường gặp với người đã tốt nghiệp lâu. Vài hướng: liên hệ lại người hướng dẫn cũ kèm tư liệu nhắc nhớ; xin thư từ cấp trên tại nơi làm việc nếu chương trình chấp nhận; hoặc trong năm tới, chủ động tham gia một đề tài hoặc một khoá học để tạo quan hệ chuyên môn mới trước khi nộp hồ sơ.
Lưu ý: tiêu chuẩn, quy chế và cách ghi danh xưng nêu trong bài do cơ quan có thẩm quyền quy định và có thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với văn bản hiện hành và hỏi đơn vị có thẩm quyền trước khi sử dụng trong hồ sơ chính thức.
