Email liên hệ trước: ngắn, cụ thể, và chứng minh bạn đã đọc công trình của họ

Một email liên hệ chung chung — kính gửi giáo sư, tôi rất quan tâm tới lĩnh vực của thầy — bị nhận ra trong ba giây và thường không được trả lời.

Người nhận đã đọc hàng trăm email như vậy.

Cấu trúc email

• Dòng tiêu đề rõ: xin trao đổi về cơ hội nghiên cứu sinh, kèm lĩnh vực.
• Một câu bạn là ai và đang ở đâu.
• Một đoạn: bạn đã đọc bài nào của họ và nó nối với việc bạn quan tâm thế nào.
• Một đoạn: bạn đã làm gì liên quan.
• Một câu hỏi cụ thể, trả lời được ngắn.
• Tổng cộng dưới hai trăm năm mươi từ.

Đoạn quyết định

• Nhắc một bài cụ thể, nêu điều bạn thấy đáng chú ý trong đó.
• Nêu một câu hỏi tiếp nối mà bài đó gợi ra.
• Đây là bằng chứng bạn đã đọc thật, không phải xem tiêu đề.

Câu hỏi nên hỏi

• Thầy có nhận nghiên cứu sinh cho khoá tới không.
• Nhóm có đang tuyển cho hướng nào cụ thể không.
• Câu hỏi trả lời được trong một câu.

Đính kèm

• Lý lịch khoa học một tới hai trang.
• Không đính kèm cả luận văn hay bảng điểm ở email đầu.
• Gửi thêm khi được hỏi.

Khi không được trả lời

• Nhắc lại một lần sau hai tuần, ngắn hơn nữa.
• Sau đó thì thôi — im lặng thường là câu trả lời.
• Liên hệ nhiều người trong cùng khoa là bình thường, nhưng đừng gửi cùng lúc một bản giống hệt.

Một điều đáng nhớ

Nhắc một bài cụ thể và nêu một câu hỏi mà bài đó gợi ra.

Đó là hai câu duy nhất trong email của bạn mà người nhận không thể thấy trong bất kỳ email hàng loạt nào — và chúng là lý do họ trả lời.

Câu hỏi thường gặp