Ai chịu trách nhiệm cho buổi gặp
Câu trả lời là bạn. Người hướng dẫn có nhiều học viên và nhiều việc khác; họ không lên chương trình cho buổi gặp của bạn. Nghiên cứu sinh chờ được dẫn dắt thường tiến rất chậm.
Trước buổi gặp
Gửi tài liệu trước
Ít nhất hai tới ba ngày. Gửi ngay trước giờ gặp nghĩa là người đọc chưa kịp xem, và buổi gặp biến thành buổi đọc.
Gửi kèm chương trình ngắn
Một danh sách ba tới bốn dòng:
- Từ lần trước tới nay em đã làm: …
- Kết quả chính: …
- Em đang vướng ở: …
- Hôm nay em muốn xin ý kiến về: …
Bốn dòng này thay đổi hẳn chất lượng buổi gặp, vì người hướng dẫn biết trước cần chuẩn bị gì.
Đặt câu hỏi cụ thể
"Thầy xem giúp em chương 3" khó trả lời. "Thầy xem giúp em ở mục 3.2, lập luận từ kết quả A sang kết luận B có chỗ nào hổng không" thì dễ trả lời và trả lời được ngay.
Trong buổi gặp
- Bắt đầu bằng báo cáo ngắn, không quá năm phút. Dành thời gian cho phần thảo luận.
- Ghi chép. Bạn sẽ không nhớ hết. Nếu tiện, xin phép ghi âm.
- Hỏi lại khi chưa rõ. Gật đầu rồi về làm sai là mất cả tuần.
- Nêu quan điểm khi có căn cứ. Người hướng dẫn tốt hoan nghênh việc học viên lập luận, miễn là dựa trên dữ liệu chứ không dựa trên cảm tính.
- Chốt việc trước khi kết thúc. "Vậy từ giờ tới lần sau em sẽ làm A, B, C — thầy thấy được không ạ?" Đây là câu quan trọng nhất của buổi gặp.
- Hẹn luôn lần sau.
Sau buổi gặp
Gửi trong vòng một ngày một thư ngắn tóm tắt: những gì đã thống nhất, những việc bạn sẽ làm, và mốc lần gặp sau. Đề nghị người hướng dẫn xác nhận hoặc bổ sung.
Thói quen này giải quyết ba vấn đề cùng lúc: tránh hiểu nhầm về việc phải làm, tránh tình trạng mỗi lần gặp lại đổi hướng, và tạo bản ghi khi hai bên nhớ khác nhau. Nó cũng là tư liệu cho báo cáo tiến độ.
Khi bị góp ý nhiều
Lập bảng ba cột: góp ý, cách xử lý, vị trí đã sửa. Bảng này biến một danh sách phê bình thành một danh sách việc — thay đổi cả về mặt tâm lý lẫn về mặt tổ chức công việc.
Với góp ý bạn không đồng ý, đừng im lặng bỏ qua. Hãy nêu lại ở lần gặp sau kèm lý do và bằng chứng.
Khi bí và chưa có gì để báo cáo
Đây là lúc nhiều người tránh gặp — và đó là phản ứng tệ nhất. Vẫn gặp, và báo cáo đúng tình trạng: đã thử những gì, kết quả ra sao, giả thuyết của bạn về nguyên nhân. Bí có phân tích là một báo cáo hợp lệ; im lặng thì không.
Thống nhất từ buổi đầu tiên
Ngay lần gặp đầu, nên thống nhất và ghi lại: nhịp gặp, kênh trao đổi, thời gian phản hồi mong đợi cho bản thảo, và cách xử lý khi bạn chậm tiến độ. Một trang giấy ở đầu chặng đường tiết kiệm rất nhiều căng thẳng về sau.
Lưu ý: quy chế và yêu cầu nêu trong bài do từng cơ sở đào tạo và từng tạp chí quy định, có thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu với văn bản hiện hành và hỏi đơn vị có thẩm quyền trước khi ra quyết định.
